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建筑与房地产业务部
浅析项目章的法律风险及防控

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江苏漫修律师事务所  孙秀红

 

一、项目章的概念及法律适用

    (一)项目章的概念

印章,是我国特有的历史文化产物,古代主要用作身份凭证和行使职权的工具,从封建社会开始,官印、玉玺都有着与权力直接相关的关系。印章的起源,是由于社会生活的实际需要。早在商周时代,印章就已经产生。如今的印章,已成为一种独特的、融实用性和艺术性为一体的艺术瑰宝。重视印章是我们的历史习惯,而这一历史习惯也被法律所认可,印章的地位被法律充分地认定。印章是企业畅通无阻的身份证,从某种意义上讲,印章是企业的命根子。

项目章,从本质上说是公司授权项目部或工程部在某一项目实施公务活动中的有效印鉴,是项目部或工程部内部行使管理职权的标志。企业经营离不开印章。建设单位、设计单位、施工单位、勘察单位、监理单位等由于承建的项目众多、分散,且项目所在地常常与单位住所地不在同一个地区,在这些单位未在项目所在地设立分公司的情况下,为了方便经营,项目部公章便得到了广泛的运用。实际中,有些单位按承建的项目分类,有多少个项目就设多少个项目部公章。由于项目部系其所属单位内部机构,不具备法人资格,未办理工商登记,因此,在使用项目部公章的场合,如何认定项目部公章的法律效力及相关合同的效力,对于其所属单位及有业务往来的单位而言具有重要意义,项目章的所属单位及与其有业务往来的单位需高度重视。

(二)与项目章有关的法律法规、规章、司法解释

我国尚无统一的印章管理法律,也没有任何一个法律专门拿出一个章节来予以规范,专门的系统的规定效力最高的为《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》,其他都比较分散,一般散见于各种法律法规、规章。如刑法、治安管理处罚法、合同法、票据法、公司法及相关的司法解释均由规定。

其中,刑法规定了3类关于印章的犯罪,第180条第一款“伪造、变造、买卖、盗窃、抢夺、毁灭国家机关公文、证件、印章罪[1]”;第180条第二款“伪造公司、企业、事业单位、人民团体印章罪[2]”;第375条第一款“伪造、变造、买卖、盗窃、抢夺武装部队公文、证件、印章罪”[3]。治安管理处罚法第五十二条[4]规定了伪造、变造、买卖印章的处罚办法。合同法第三十二条[5]规定了项目章的法律效力。关于印章规定最为明确的莫过于票据法,其第4条[6]、第7条[7]、第14条[8]均有相关规定。公司法第二十五条[9]、第三十八条、第八十六条、第一百二十九条第三款和第一百五十六条均有规定。

由于项目章是企业的印章之一,其同样适用上述法律法规、规章及司法解释的规定。

 

二、项目章的法律风险

(一)印章使用中存在的问题

虽然印章管理中存在着各种风险,许多企业却熟视无睹,不采取措施加以防范,而是在印章管理中出现了较大问题给企业带来诉讼风险时才去亡羊补牢。目前,企业印章管理中主要存在着以下问题:

1.印章刻制的业务流程不清晰,没有审批程序,只要业务需要,领导或部门就可随便刻制印章,刻制后没有下发正式启用文件,没有明确印章使用范围和使用时间。

2.印章刻制不在公安部门指定的单位进行,不在公安机关备案,随便找一家单位刻制公章,刻完就用,为以后发生印章使用风险埋下了隐患。

3.个别企业没有印章管理方面的规章制度,使用印章未经过严格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查,更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自已的视线或因自己没时间让他人代为盖章,在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。

4.个别企业没有统一的印章使用台账,采用一页纸请示的方式,请示完成后,领导审批用印的签批单由经理办公室保存,时间长了很容易丢失,无法追溯。个别单位虽有统一的用印台账,但对领导在材料上签字直接上报的文件则没有登记用印事项和用印人,以后涉及此类文件的问题同样无法追溯,形成法律风险。

5.个别企业印章保管制度不健全,未设专人保管,印章丢失或被盗后不及时报告,不及时报案,也不主动在报纸上发布公告声明作废,从而留下了潜在的用印风险。

6.个别企业为追求收益,允许不具备资质的企业挂靠施工,个别情况下甚至允许挂靠单位使用公司印章,一旦挂靠单位出现问题,企业就要承担相应责任。

7.个别企业不重视管理项目部印章,意识不到项目部印章对企业的重要性,项目部印章管理不规范,没有限定项目部印章的使用范围和使用审批程序,没有设立项目部印章使用台账,形成了项目部印章管理的空白,给企业带来较大的法律风险。

8.个别企业印章被仿冒后,未采取正确的应对措施,放任风险发生,给企业带来了不可挽回的损失。

9.个别企业在下属单位、部门、项目部被撤销和关闭后,没有及时收回和销毁这些单位的印章,造成印章的流失,形成了潜在的法律风险。

(二)项目章使用存在的法律风险

1、未经批准擅自刻制的风险。刻制印章应当经过本单位领导批准,未经批准不能擅自刻制印章。

2、未在公安机关指定单位刻制印章的风险。在公安机关指定单位刻制印章,可以直接在公安机关备案,以后需要鉴定印章真伪时就有案可查。

3、未经批准擅自使用的风险。使用印章必须经过有关部门批准,未经批准不能使用,更不能在空白介绍信或纸张上用印。

4、擅自携带印章外出的风险。印章不能离开保管人,不能擅自携带外出,特殊情况下经过批准携带外出应指定监印人。

5、未建立印章使用台账、无原始证据查询的风险。

6、印章被盗或丢失的风险。在被盗期间若有人使用,在没有充分证据的情况下,企业要承担相应责任。

7、印章特别是项目部印章被仿冒的风险。

(三)项目章在几种情形下的法律效力

(一)建设单位或施工单位出具载明委托事项及委托权限的授权委托书,授权项目部公章在委托事项及委托权限内代表建设单位或施工单位。

1、项目部公章未超越委托事项及委托权限范围的,项目部公章应视为建设单位或施工单位的公章,对建设单位或施工单位产生法律效力,不能因项目部不具备法人资格而机械地认定项目部公章没有法律效力。

2、项目部公章如超越委托事项及委托权限,如建设单位或施工单位追认,则项目部公章视为建设单位或施工单位的公章,对建设单位或施工单位产生法律效力;如建设单位或施工单位未追认,按下述第四种情形处理。  

(二)建设单位或施工单位出具授权委托书,但委托事项及委托权限不明确。

此种情况下,建设单位或施工单位应对其授权不明确负责,项目部公章应视为建设单位公章,对建设单位或施工单位产生法律效力,但对方当事人负有举证责任,应提供证据证实建设单位或施工单位出具授权委托书的事实。

(三)建设单位或施工单位未出具授权委托书,但事后认可项目部公章。

此种情况下,项目部公章视为建设单位公章,对建设单位或施工单位产生法律效力。

(四)建设单位或施工单位未出具授权委托书,事后也不认可项目部公章。

此种情况下,项目部公章至少可起到证明的作用。

1、如对方当事人能够提供证据证实尽管使用的是项目部公章,但合同的实际履行者是建设单位或施工单位,或能够提供建设单位或施工单位认可项目部公章对外效力的其他证据,则应视为建设单位或施工单位追认项目部公章,项目部公章对建设单位或施工单位产生法律效力。

2、上述情形之外,准用民法无权代理相关规定,凡不需法定资质即可进行的行为(如项目部购买某件商品或设备的消费行为),应认定项目部公章具有法律效力,合同相应有效,但因项目部不具备民事主体资格,不能独立承担民事责任,其民事责任由建设单位或施工单位承担;如法律、行政法规规定需法定资质方可进行的行为,则应认定为项目部主体不合格,以项目部公章签订的合同相应无效,但项目部因合同无效产生的法律责任由建设单位或施工单位承担,同时,建设单位或施工单位应承担其所属项目部违反资质管理相关规定的法律责任。

(五)项目部公章被他人盗用。

此种情况下,处理方法同第四种情形。他人如盗用项目部公章从事违法犯罪活动,应依法承担行政或刑事责任,给第三人造成损害的,建设单位或施工单位应承担连带责任。建设单位或施工单位在向第三人承担赔偿责任后,有权向盗用项目部公章的行为人追偿。

综上所述,无论何种情形,建设单位或施工单位均应对其项目部公章承担法律责任。因此,建设单位或施工单位有必要加强对项目部公章的管理,建立健全项目部公章管理制度。凡使用项目部公章的,应实行严格的审批及登记制度;对违反上述制度的,予以严肃处分,以防范项目部公章使用混乱所致的潜在法律风险。

 

三、项目章的法律风险防控

(一)印章的法律风险防控

要解决企业印章管理中存在的问题,防范可能带来的法律风险,企业应当采取以下措施:

1、企业要建立岗位法律风险防控体系,印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书,明确印章管理岗位的法律风险防控职责;同时,要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育,使其认识到印章对企业管理的重要意义,不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识。

2、企业要制定印章管理规定,指定印章归口管理部门,明确企业各部门印章管理职责,明晰印章刻制、使用的业务流程,做到有规可依、有章可循。

3、企业新注册设立的单位在领取营业执照后,应直接到行政服务中心公安机关刻制印章并备案。

企业临时刻制印章,包括项目部印章,必须由印章管理部门统一提出,经过法律部门、专业部门审查,报公司主要领导审批。经批准后,由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案。印章管理部门在印章交付使用前,应下发印章启用文件,未经启用的印章不能使用。

4、企业应当建立统一的印章使用台账,制定印章使用申请表。申请使用印章的单位必须按印章管理规定履行审批程序,经过有权部门和企业领导批准。经企业领导批准后,印章使用单位应填写统一的用印登记表,企业文书人员对用印文件要认真审查,审核与申请用印内容、用印次数是否一致,然后才能在相关文件上用印。用印时必须由印章保管人员亲自用印,不能让他人代为用印,同时不能让印章离开印章保管人员的视线。

5、印章保管人员必须加强对印章的保管,未经企业主要领导批准,不允许将印章携带外出,特殊情况下需携带外出时,必须指定监印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案,并取得报案证明,同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。

6、企业必须定期检查印章使用情况。企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况进行检查,发现问题及时采取相应措施。

7、企业应加强对项目部印章、部门印章的使用管理,限定其用途和使用审批程序,严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位。项目部印章和部门印章要严格限定使用范围,不能用于对外签订合同,不能在对外承诺、证明等材料上使用,必要时要将使用权限通知业主、原材料供应商等利益相关方。项目部和企业的部门要指定印章用印和保管人,建立使用台账,绝不允许分包方使用项目部印章。

8、企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;所属分公司注销后,在工商注销手续完成后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录;项目部关闭后,项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁,用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。

9、企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时,企业印章管理部门要及时将有关情况通报法律管理部门,由法律管理部门按法律规定解决。基本做法如下:首先,及时向公安机关报案,追究仿冒人的法律责任;其次,在相关报纸上发布澄清声明,及时知会潜在客户;再次,及时通知仿冒合同的相对人,陈述相关事实,解除相关合同,如果相对人不予配合,要及时向当地法院申请,通过法律途径认定合同无效,解除相关合同。

随着企业的不断发展,企业印章管理的难度不断加大,法律风险防范的责任更加重大。因此,企业必须将印章管理作为法律风险防控的重要内容加以谋划,以印章管理制度为基础,以印章管理业务流程为主线,以印章管理岗位法律风险承诺书为抓手,形成印章管理法律风险防控体系,只有这样,才能保证企业的和谐稳定健康持续发展。

(二)项目章的风险防控

1、对于工程分包合同、材料采购合同、设备租赁合同等对外重大合同,明确告知第三人以公司盖公章确认为准,避免项目部不合理运用印章给施工企业所带来的风险,可以在项目部章上刻制“无签约权”、“严禁用于签订任何合同、进行任何承诺”等类似标记。当然这样方法并非万无一失,也有法院可能仍然以表见代理判令施工企业承担责任,但这样可以让第三人充分了解项目部章的适用范围、起到防范的作用,这在以后可能产生的诉讼也是一个很有力的抗辩理由;

2、对于项目部章,可以在工商行政管理部门进行登记备案。如此,则如果出现私刻项目部章的行为,可以以此提出抗辩,证明该项目部章系私刻、伪造的。

3、明确项目部印章的使用范围,只能在规定的范围内使用,不能超越。项目部章一般用于工程联系单、会议纪要、备忘录、工程往来文件、施工方案、向业主请款报告、与业主各类签证,与施工企业总部单位往来的文件资料等方面使用,不应在与其他第三方发生业务关系的文件资料中使用。

4、如存在项目分包的情况,对分包单位自行签订的采购合同,相关各方的送货小票、送货清单等文件资料上,施工企业的项目部管理人员不应在上面随意加盖项目印章。

5、企业必须加强对项目部印章的管理,建立健全项目部印章管理制度。凡使用项目部印章的,实行严格的审批及登记制度,使得印章的使用情况可以有效跟踪;设立专门的项目部印章管理人员,明确责任范围,印章的使用必须得到项目经理的批准等。

6、项目印章的使用还有可能涉及刑事责任问题,这也同样应引起施工企业以及项目管理人员的足够重视。私刻、擅自使用、盗用项目部章签订合同等行为有可能涉嫌刑事犯罪。这种情况下,是否有规范的项目部印章管理直接影响到追究相关责任人刑事责任后,施工企业是否应承担相应的刑事或者民事责任。发现有私刻、盗用、伪造项目印章等行为应及时向公安机关报案,避免损失的进一步扩大。

 

 

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[1] 伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的,处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利;情节严重的,处三年以上十年以下有期徒刑。

[2] 伪造公司、企业、事业单位、人民团体的印章的,处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利。

[3] 伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺武装部队公文、证件、印章的,处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利;情节严重的,处三年以上十年以下有期徒刑。

[4] 第五十二条 有下列行为之一的,处十日以上十五日以下拘留,可以并处一千元以下罚款;情节较轻的,处五日以上十日以下拘留,可以并处五百元以下罚款:
 (一)伪造、变造或者买卖国家机关、人民团体、企业、事业单位或者其他组织的公文、证件、证明文件、印章的;

[5]第三十二条:当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时成立。

[6] 第四条:“票据出票人制作票据,应当按照法定条件在票据上签章,并按照所记载事项承担票据责任。”

[7] 第七条第一款:“票据上的签章,为签名、盖章或者签名加盖章。”该条第二款:“法人和其他使用票据的单位在票据上的签章,为该法人或者该单位的盖章加其法定代表人或者其授权的代理人的签章。”

[8] 第十四条:票据上的记载事项应当真实,不得伪造、变造。伪造、变造票据上的签章和其他记载事项的,应当承担法律责任。
 

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